allPM.com :: ¿Temor a lo desconocido, amenazando las costumbres o simple resistencia al cambio? Por Ing. Andrés Cuevas, PMP

¿Temor a lo desconocido, amenazando las costumbres o simple resistencia al cambio? Por Ing. Andrés Cuevas, PMP

Published on Wednesday, January 27, 2010 - 02:04 PM

Dentro de las organizaciones existen sistemas complejos donde la interacción o relaciones de los grupos de trabajo se pueden dar con base en una serie de factores que probablemente son imposibles de comprender en su totalidad, lo que dificulta su estudio y su análisis; pero lo que sí nos queda muy claro es el hecho de que estas interacciones marcan la forma y el rumbo en el que las organizaciones llevan a cabo sus actividades productivas, políticas y hasta sociales, en resumen estas interacciones definen a las organizaciones.

Dada la importancia de las relaciones o interacciones para las organizaciones o los proyectos, vale mencionar los dos tipos de interacciones más comunes en las organizaciones. Las formales, que son las que van dentro de la estructura organizacional y que permiten efectuar las funciones y actividades, además de que establecen la autoridad y las jerarquías. Y las No Formales que son conformadas por todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de la organización y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura organizacional, pero son un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos establecidos, tal como las actividades, los deberes, las responsabilidades, la autoridad en la organización, entre otras.

Lamentablemente estos tipos de interacciones y comportamientos entre las personas, generan un grado de comodidad en diferentes niveles y maneras, lo cual con el paso de tiempo los amolda a adoptar algún tipo de comportamiento que genera una zona de confort, en donde las personas se sienten seguras y trabajan bajo el entendido de que todo lo tienen bajo control.

Siendo que las zonas de confort antes mencionadas no siempre son las adecuadas para el manejo o el desarrollo de los proyectos, un cambio para adaptar a todos los involucrados de un proyecto hacia las buenas prácticas se vuelve punto medular dentro de las actividades de cualquier profesional en la administración de proyectos. Por lo tanto me atrevería a decir que una de las tareas más importantes y arduas que tiene que realizar un director de proyectos es el generar y apoyar cambios dentro de las organizaciones para lograr que el proyecto se desarrolle de una manera correcta.

Pero en sí, ¿qué es un cambio? y ¿por qué es tan importante?, de tal forma que se le tiene que dedicar un artículo completo, una publicación o hasta libros que asustarían a cualquiera al sólo saber ver el número de páginas empastadas.

El término cambio organizacional se refiere a cualquier situación en donde las estructuras, procedimientos, comportamientos o costumbres se rompen o se dejan, para a su vez adoptar otras e integrarlas al contexto, a la organización o al sistema y así lograr un nuevo equilibrio donde los involucrados logran una nueva zona de confort.

Pero qué pasa en las organizaciones y en los proyectos, ¿qué pasa con estos cambios y porqué son tan importantes? En las organizaciones al igual que en los proyectos, los cambios rompen la forma en que los involucrados llevan a cabo sus actividades día con día, por lo que estas actividades alejan a cualquiera de su zona de confort. Alejar a cualquier involucrado de su zona causa malestar pero sobre todo causa temor, temor a no tener todo bajo control. Nuestra naturaleza humana trata de evitar esta sensación de temor, por lo que la resistencia al cambio es inminente.

Todo director de proyecto en el desarrollo de sus proyectos tiene que llevar una buena administración de la resistencia al cambio, o bien la eliminación del miedo a lo desconocido, que es lo que principalmente ocasiona la resistencia. Como director de proyecto es necesario estar preparado para producir el cambio de manera que provoque el menor número de problemas y temores como sea posible. Por lo tanto, antes de comunicar el cambio propuesto, es necesario realizar un análisis cuidadoso de la forma en que afectará a los involucrados, tanto en el presente como en el futuro.

La postura que se tiene que adoptar como líder en el desarrollo de un proyecto es ponerse en el lugar de cada involucrado o grupo de involucrados y tratar de prever las preguntas o dudas que se pueden generar con base en el cambio, de esta manera es posible estar preparado con la mayoría de las respuestas y así asegurar que se les reafirmará que los cambios propuestos los afectarán positivamente. Pero en sí la forma más efectiva para afrontar y superar la resistencia al cambio es tomar en cuenta a todos los involucrados en el proceso de analizar dónde y porqué se requiere este cambio. Cuando participan directamente en este proceso, los involucrados comprenden la necesidad del cambio y cómo se verán afectados.

¿Pero, qué debe hacer un director de proyecto para minimizar esta resistencia al cambio?

Antes de plantear las acciones, sería conveniente tomar en cuenta que el director de proyecto debe estar convencido al 100% del porqué del cambio, por ejemplo, si está a punto de cruzar la calle y no se siente seguro de hacerlo, le va a costar mucho trabajo cruzarla y mucho más trabajo convencer a otros para que lo sigan y crucen la calle con usted, por lo tanto antes de iniciar un proceso de cambio es necesario estar completamente convencido de lo que se va a hacer y de los beneficios que se van a obtener.

Ahora sí, una vez esclarecido el punto, algunas de las acciones que se pueden tomar para administrar la resistencia al cambio son las siguientes.

Antes que nada, se debe tener claro que el cambio organizacional se está haciendo por razones lógicas y que estas deben ser claras para todos los involucrados. Los involucrados por instinto, se resistirán a las acciones que se quieran implementar como respuesta a sus temores, pero si como director de proyecto se explica el por qué del cambio organizacional y sus beneficios, la situación se verá modificada debido a que se contará con un buen entendimiento el cuál conducirá a modificar la percepción de las situaciones que se están presentando.

Como dice el dicho, divide y vencerás. Lo más importante al tratar de plantear o administrar la resistencia al cambio, es simplificar la situación lo más posible. Lo que puede parecer muy complicado y confuso se verá mucho más sencillo si se divide en fases, en objetivos mucho más pequeños y fáciles de manejar donde los involucrados puedan asimilarlo. Esta práctica nos facilita un par de cosas: el lograr un panorama completo del cambio al final del mismo y el de aclarar poco a poco todas las dudas que surjan a lo largo del desarrollo del proyecto, dado que si no quedan aclaradas se pueden llenar con rumores, los cuales son enemigos del cambio debido a la inseguridad que generan.

Por último, como director de proyecto se debe tener la capacidad de manejar todo tipo de crítica y comentarios negativos ya que basado en la experiencia, sabemos que siempre se van a generar. Lo importante es saber crear una atmósfera de confianza y apertura hacia todos los involucrados para minimizar dichos comentarios. De hecho, si la reacción inicial de los involucrados es positiva, pregúnteles abiertamente si no perciben un lado negativo a los cambios que van a efectuarse. A la inversa, si la reacción es negativa, permita a los involucrados decir lo que les inquieta y luego pregúnteles si no hay aspectos positivos en el cambio. Es más, esta disciplina de escuchar detenidamente a los involucrados y de analizar sus inquietudes, en algunas ocasiones han convencido al director de proyecto o a los ejecutivos del proyecto que los cambios propuestos harán más daño que beneficios y así han ayudado al proyecto a evitar costosos errores en tiempo y dinero.

En resumen es muy importante recalcar y recordar que el objetivo de este artículo es lograr que los involucrados acepten, o por lo menos apoyen, el cambio, pero nunca tratar de imponérselos obligatoriamente. Por lo tanto es importante escuchar cuidadosamente sus necesidades y captar señales para tomar decisiones y crear una estrategia efectiva para el manejo de la resistencia al cambio y lograr los objetivos de los proyectos.

Andrés Cuevas Ortega (Ing. Industrial y de Sistemas, PMP). Líder de Proyecto en la consultora International Institute for Learning México. Dedicado a la consultoría en la implementación de la Metodología de Administración de Proyectos PMI. Ha participado en proyectos de gran magnitud tal como la implementación de la Oficina de Proyectos para la Secretaría de Obras y Servicios del Distrito Federal en el 2008.

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